Verkkolaskulaki ja verkkolaskudirektiivi: Vaikutus yrityksen verkkolaskutus käytäntöihin
Uusi verkkolaskulaki ja EU:n verkkolaskudirektiivi 2020 asettavat vaatimuksia yritysten sähköiselle laskutukselle Euroopan unionin alueella. Näiden säädösten tavoitteena on tehostaa ja yhtenäistää yritysten verkkolaskutuskäytäntöjä vähentäen manuaalista työtä ja virheitä.
Mitä verkkolaskulaki tarkoittaa?
Verkkolaskulaki koskee yritysten välistä laskutusta ja edellyttää yrityksiä käyttämään sähköisiä laskuja. Uusi verkkolaskulaki astui voimaan 2020 huhtikuussa ja koskee yrityksiä, jotka tekevät liikevaihtoa yli 10 000 euroa vuodessa.
Sähköisellä laskulla tarkoitetaan laskua, joka on tehty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa ja joka noudattaa EU:n sähköisen laskutuksen standardeja.
EU:n verkkolaskudirektiivin mukainen verkkolaskulaki sähköisestä laskutuksesta, on osa direktiivin tavoitetta yhtenäistää kaupankäyntiä Euroopassa ja siirtää laskutusta sähköiseen formaattiin. Direktiivin myötä yritykset on velvoitettu käsittelemään verkkolaskuja.

Mitkä ovat verkkolaskulain vaikutukset yrityksille?
Laki velvoittaa yrityksiä lähettämään ja vastaanottamaan sähköisiä laskuja, mikä tehostaa laskutuksen prosesseja ja vähentää virheitä.
Laki koskee erityisesti yrityksiä, joiden liikevaihto ylittää 10 000 euroa, ja se vaatii käyttämään standardoituja verkkolaskuformaatteja.
Verkkolaskulaki säännöt ja käytäntö
- Huhtikuusta alkaen vuonna 2020 astui voimaan uusi verkkolaskulaki ja siitä lähtien yrityksillä on ollut oikeus pyytää toisilta yrityksiltä sähköisessä muodossa oleva lasku, eli verkkolasku.
- Laskun tulee sisältää tiettyjä laskutustietoja, joita ei aiemmin vaadittu Suomen lainsäädännössä ennen direktiivin voimaantuloa.
- Laki edellyttää yrityksiä käyttämään uusimpia standardoituja verkkolaskuformaatteja, kuten Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0.
- On tärkeää huomioida, että uusi laskulaki ei koske yrityksiä, joiden liikevaihto on alle 10 000 euroa, tai yrityksiä, jotka toimivat ainoastaan kuluttajakaupassa (B2C).
- Julkishallinnon osalta laki tuli voimaan jo huhtikuussa 2019, ja Suomen valtio asetti tavoitteekseen ottaa vastaan 95 % laskuistaan verkkolaskuina vuoden 2019 loppuun mennessä.
- Laki edellyttää, että yritykset käyttävät uusimpia standardoituja verkkolaskumuotoja.
- Laki on tuonut uusia haasteita yritysten taloushallinnolle, mutta paljon myös mahdollisuuksia säästää aikaa ja kustannuksia.
- Yrityksellä on oikeus pyytää laskua sähköisenä.
- Yrityksellä on oikeus jättää lasku maksamatta, jos toimittajayritys ei toimita sitä verkkolaskuna.
- Suuryritykset vaativat toimittajiltaan verkkolaskuja uusimmissa verkkolaskuformaateissa.
- Jos yritys ei kykene toimittamaan verkkolaskuja asiakkailleen, se voi kohdata haasteita myyntisaatavien kotiuttamisessa tai maksujen viivästymistä.
- Yrityksen tulee päivittää ohjelmistonsa ja toiminnanohjausjärjestelmänsä vastaamaan uusimpia verkkolaskustandardeja.

Mitä tarkoittaa sähköinen lasku joka on tehty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa?
Rakenteinen sähköinen lasku tarkoittaa laskua, joka on luotu ja vastaanotettu noudattaen EU sähköisen laskutuksen standardeja.
Hyväksyttyjä laskumuotoja ovat kansainväliset verkkolaskuformaatit (UBL, CII) sekä päivitetyt suomalaiset verkkolaskustandardit (Finvoice 3.0, TEAPPSXML 3.0).
Laskussa on myös oltava verokohtelukoodi sekä sopimus- tai kilpailutusnumero.
On tärkeää huomata, että sähköpostilla lähetetyt laskut eivät täytä lain määritelmää sähköisestä laskusta.

Miten verkkolaskutus otetaan käyttöön?
Verkkolaskutus voidaan ottaa käyttöön verkkolaskutukseen tarkoitetulla ohjelmistolla. Verkkolaskun lähettämiseen tarvitaan laskutusohjelma, joka luo verkkolaskuja, operaattori, jonka kautta laskut lähtee, sekä laskutustietoihin vastaanottajan y-tunnuksen tai verkkolaskuosoitteen.
Useat pankit kuten Nordea tai Osuuspankki tarjoavat palvelussaan mahdollisuutta lähettää verkkolasku. Sen lisäksi kaikissa sähköisen taloushallinnon ohjelmistoissa on mahdollisuus lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja.

Mitä verkkolaskulaki tarkoittaa pienyritykselle?
Laki ei koske pienyrittäjiä, joiden liikevaihto on alle 10 000 euroa. Pienyritykset voivat kuitenkin hyötyä verkkolaskutuksesta ja käyttää sitä vapaaehtoisesti.
Verkkolaskulaki ja julkinen sektori
Laki velvoittaa julkishallinnon ottamaan vastaan sähköisiä laskuja. Julkishallinto on kuitenkin tähänkin asti suosinut sähköistä laskutusta ja saattanut pitää sitä hankinnan edellytyksenä.
1.4.2020 alkaen valtio alkoi vastaanottaa vain verkkolaskuja ja niiden pitää täyttää eurooppalaisen standardin ja julkishallinnon ohjeen vaatimukset.
Mitkä ovat verkkolaskutuksen edut ja hyödyt?
- Verkkolaskutus nopeuttaa laskujen toimitusta ja tehostaa yrityksen liiketoimintaa.
- Postikustannusten nousu ja kirjeiden toimitusviiveet ovat lisänneet hallintokuluja ja viivästyttäneet laskujen käsittelyä.
- Verkkolaskutus säästää aikaa ja kustannuksia yrityksille.
- Se parantaa laskutuksen luotettavuutta ja nopeuttaa maksuprosessia.
- Verkkolaskutus on kustannustehokas, koska se vähentää paperilaskujen lähettämisen suoria ja epäsuoria kustannuksia.
- Verkkolaskut mahdollistavat tehokkaan ostolaskujen sähköisen käsittelyn ja maksujen suorittamisen.
- Se voi myös vähentää huijauslaskujen määrää.

Kiinnostaako sähköinen laskutus?
Sähköinen laskutus mahdollistaa nopean ja helpon tavan hoitaa yrityksesi laskutusta digitaalisesti. Verkkolaskujen lähetys tapahtuu sujuvasti ja ne kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon, mikä säästää aikaa ja vähentää virheitä.
Verkkolaskutuksen avulla voit automatisoida prosesseja, mikä tuo kustannussäästöjä ja nopeuttaa maksujen käsittelyä. Lisäksi vältät paperilaskutuksen postikulut ja viiveet, ja laskujen käsittely on turvallisempaa.
Kun haluatte siirtyä sähköiseen laskutukseen niin sen käyttöönotto meidän kauttamme on helppoa ja nopeaa. Me huolehdimme koko prosessista, alkaen tarvittavien järjestelmien integroinnista aina niiden käyttöönottoon. Meillä yrityksesi voi helposti siirtyä verkkolaskutukseen osana sähköisen taloushallinnon palveluitamme. Käytämme ohjelmistoina Procountoria ja Fennoaa.

Lue lisää verkkolaskutuksesta EUn viralliselta sivustolta täältä.
Finlex: Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta
Usein kysyttyä
Pitääkö pienen yrityksen lähettää verkkolasku?
Kyllä myös pienten yritysten täytyy lähettää verkkolasku. Vastaanottavalla yrityksellä on oikeus pyytää sitä. Poikkeuksena ovat kuitenkin yritykset, joiden liikevaihto on alle 10 000 euroa tai jotka toimivat vain kuluttajakaupassa (B2C). Tällöin verkkolaskulaki ei velvoita heitä lähettämään sähköisiä laskuja.
Mikä ero on e-laskulla ja verkkolaskulla?
Verkkolasku ja e-lasku ovat molemmat sähköisiä laskuja. E-lasku lähetetään kuluttajille, kun taas verkkolasku on yritysten välinen lasku.